Cómo hacer una cotización profesional y enviarla por WhatsApp
Qué debe llevar una cotización profesional en Ecuador (RUC, validez, IVA 15 %, condiciones), si mandarla en PDF o con enlace y cómo darle seguimiento.
Una cotización profesional lleva cuatro bloques: quién la emite y para quién (con RUC y número de cotización), qué se ofrece línea por línea con su precio, cuánto suma con el IVA desglosado, y las condiciones: hasta cuándo vale, cómo se paga y cuándo se entrega. Si falta cualquiera de los cuatro, el cliente va a preguntar, y cada pregunta es un día más sin cerrar.
Por WhatsApp se cotiza mucho y mal: un audio con precios, una foto de una hoja escrita a mano, un «le dejo en 350 todo». Sirve para salir del paso, pero no deja nada que el cliente pueda reenviar a su socio o a su contador, y tampoco te deja saber si la vio.
Qué debe llevar una cotización profesional
Datos de quien cotiza y del cliente
- Nombre comercial y razón social de tu negocio, RUC, dirección, teléfono y logo.
- Nombre del cliente y, si es empresa, su razón social y RUC. Si luego vas a facturar, que coincidan con el SRI desde ahora.
- Número de cotización (COT-0148) y fecha de emisión. El número es lo que permite hablar de «la cotización 148» sin confusión cuando hay tres versiones.
El detalle
Una línea por producto o servicio, con cantidad, precio unitario y total. «Diseño de marca: $1.240» se discute; «Logotipo $480, manual de marca $520, papelería 3 × $80» se entiende y se aprueba por partes. Si hay descuento, que se vea como descuento, no escondido en el precio.
Subtotal, IVA y total
En Ecuador la tarifa general del IVA es 15 %. Muéstralo separado: subtotal, IVA y total. Un cliente empresa lo necesita así para su contabilidad, y un cliente persona necesita saber si el precio que le dijiste incluía impuesto o no. Algunos bienes y servicios gravan tarifa 0 %: si vendes alguno, confírmalo con tu contador y sepáralo en la cotización.
Condiciones
- Validez: «válida hasta el 14 de octubre». Una fecha concreta, no «15 días», que obliga a contar.
- Forma de pago: contado, anticipo y saldo, o cuotas. Si hay anticipo, cuánto y cuándo.
- Plazo de entrega, contado desde el pago o desde la aprobación.
- Qué incluye y qué no: rondas de cambios, instalación, transporte, garantía.
PDF o enlace: cómo enviar una cotización por WhatsApp
| Aspecto | PDF adjunto | Enlace para aceptar |
|---|---|---|
| Se ve en el celular | Hay que abrir y hacer zoom | Se lee como una página |
| Se puede reenviar o imprimir | Sí | Sí, y suele traer el PDF para descargar |
| Sabes si la abrió | No | Sí, y cuándo |
| El cliente acepta | Escribiendo «ok» en el chat | Con un botón, que queda registrado |
| Si cambias el precio | Circulan dos PDF distintos | El enlace viejo avisa que hay una versión nueva |
Lo mejor es mandar las dos cosas: el enlace para leer y aceptar, con el PDF disponible para quien lo pida. El PDF lo necesita el área de compras de una empresa; el enlace es lo que usa la persona que decide desde el celular.
El seguimiento: lo que pasa después de enviarla
Aquí es donde se pierden la mayoría de cotizaciones: no por el precio, sino porque nadie volvió a escribir. Y el mensaje correcto depende de algo que con un PDF no sabes: si la abrió o no.
- No la abrió en dos o tres días: probablemente se perdió en el chat. Vuelve a mandar el enlace, sin presión: «Le reenvío la cotización por si se le pasó».
- La abrió y no contestó: la vio y tiene dudas. No reenvíes; pregunta: «¿Le quedó alguna duda con la cotización? Si algo no le calza, lo ajustamos».
- La abrió varias veces: la está comparando o mostrándosela a alguien. Es buen momento para llamar.
- Vence en dos días: es la razón para escribir que no suena a insistencia.
En Manos CRM cada cotización enviada muestra si el cliente la abrió, cuándo y cuántas veces, si contestó y cuándo vence. Hay dos disparadores de automatización separados para esto, «cotización sin abrir hace N días» y «cotización abierta y sin respuesta hace N días», porque son dos situaciones distintas y necesitan dos textos distintos.
Errores comunes al cotizar
- Cotizar por audio. El cliente no puede reenviarlo a quien decide, y a la semana nadie recuerda qué precio se dijo.
- No poner fecha de validez. Tus precios cambian; tu cotización no debería valer para siempre.
- No aclarar si el precio incluye IVA. Es la discusión más común al momento de facturar.
- Editar una cotización ya enviada. Si cambias el precio, haz una versión nueva: lo que el cliente vio tiene que seguir siendo lo que vio.
- Mandarla y esperar. Sin una fecha de seguimiento anotada, depende de que alguien se acuerde.
- Mandar un total sin detalle. Un número suelto se negocia hacia abajo; un detalle se negocia por partes.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización tiene que llevar IVA?
No es obligatorio, pero es lo recomendable: muestra subtotal, IVA (15 % en la tarifa general) y total por separado. Así el cliente sabe exactamente cuánto va a pagar y no hay sorpresas cuando llega la factura. Si algún producto grava 0 %, indícalo en su línea.
¿Cuántos días de validez debe tener una cotización?
Depende de qué tanto cambian tus costos. Entre 7 y 30 días es lo habitual; productos con precios que se mueven rápido van a menos. Lo importante es poner una fecha concreta y no solo un número de días.
¿Cómo sé si el cliente vio mi cotización por WhatsApp?
Con un PDF adjunto no hay forma: el doble visto azul dice que leyó el mensaje, no que abrió el archivo. Con un enlace a una página de la cotización, el sistema registra cuándo se abrió. Por eso conviene mandar el enlace.
¿Qué hago si tengo que cambiar el precio después de enviarla?
Haz una versión nueva en lugar de editar la anterior, y avísale al cliente. La versión vieja debería quedar marcada como reemplazada para que nadie acepte por error un precio que ya no vale.
Manos CRM arma la cotización por líneas con el IVA y tu logo, la manda por WhatsApp con un enlace para aceptar y te dice si el cliente la abrió. Se puede probar 14 días sin tarjeta.