CRM para WhatsApp en Ecuador: qué preguntar antes de contratar

El mejor CRM para WhatsApp no es el que tiene más funciones en la página de precios. Es el que responde con claridad, y por escrito, cinco o seis preguntas concretas: cómo se conecta tu número, qué pasa con tus chats si te vas, cuánto vas a pagar de verdad al mes y qué hace el bot cuando no sabe.

Esta guía es la lista de esas preguntas, pensada para un negocio en Ecuador que vende por chat. Llévala a cada demostración. Si el vendedor se incomoda con alguna, ya tienes una respuesta.

Primero: por dónde te escriben tus clientes

Antes de comparar sistemas, anota de dónde llegan hoy tus conversaciones. Casi siempre es WhatsApp, pero rara vez es solo WhatsApp: están los mensajes directos de Instagram, el Messenger de la página de Facebook, el correo de cotizaciones y, si tienes sitio web, el chat o el formulario.

• ¿Todos esos canales entran a una sola bandeja, o cada uno vive en una pantalla aparte?
• ¿Se pueden conectar varios números de WhatsApp, y decidir qué vendedor ve cada uno?
• ¿El historial de un cliente se junta aunque te haya escrito por WhatsApp y después por Instagram?
• ¿Hay app para el celular, con aviso cuando entra un mensaje? Quien vende por WhatsApp no pasa el día frente a una computadora.

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Cómo se conecta WhatsApp: QR, API oficial o coexistencia

Es la pregunta que más cambia el resultado y la que menos se explica. Hay tres formas de meter tu número en un CRM y no son equivalentes: una no es oficial y puede terminar en un número bloqueado; otra saca el número de tu celular; la tercera lo deja en los dos lados.

Pregunta cuál de las tres te están ofreciendo, y pide que te lo digan con esas palabras. Un proveedor que conecta por QR sin avisarte que no es un canal autorizado por WhatsApp te está trasladando un riesgo que no conoces. En Manos CRM, por ejemplo, la vinculación por QR exige marcar una casilla aceptando ese riesgo antes de escanear.

Precio en dólares, permanencia y lo que no sale en la tabla

En Ecuador pagas en dólares, así que conviene que el precio también esté en dólares y no atado a otra moneda que sube cuando cambia el tipo de cambio. Pero el número grande de la página casi nunca es lo que termina saliendo de tu cuenta.

• ¿El precio es por usuario o por empresa? Con cuatro vendedores, la diferencia se multiplica.
• ¿Cuánto dura el compromiso mínimo? Mensual, trimestral, anual. Y qué pasa si quieres salir antes.
• ¿Qué se cobra aparte? Los mensajes de la API oficial los cobra Meta, no el CRM: pregunta si pasan por la factura del proveedor con recargo o si Meta los cobra directo a tu tarjeta.
• ¿Qué pasa si bajas de plan? Lo razonable es que no se borre nada de lo que ya tienes.
• ¿Hay prueba gratis sin poner tarjeta? Si piden la tarjeta para probar, pregunta cómo se cancela antes de que cobren.

La inteligencia artificial: pregunta por el tope, no por la magia

Casi todos los CRM ofrecen hoy un bot con IA. Lo que diferencia a uno de otro no es la demostración, donde todo sale bien, sino tres cosas que solo se ven en el segundo mes.

1. 01¿Cuánta IA incluye el plan y dónde se ve lo gastado? Si no hay un tope visible, la sorpresa llega con la factura.
2. 02¿Qué hace el bot cuando se acaba el cupo? Quedarse mudo con un cliente esperando es la peor respuesta posible; pasarle la conversación a una persona es la correcta.
3. 03¿Qué hace cuando no sabe algo? Tiene que decir que va a confirmar y derivar, nunca inventar un precio o un plazo.

Soporte, datos personales y qué pasa si te vas

Son las preguntas que nadie hace al contratar y todos hacen al tener un problema. En Ecuador, además, desde mayo de 2023 la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales tiene sanciones vigentes, y tu base de chats es una base de datos personales.

• Soporte: ¿en qué horario, en qué idioma y por qué canal? Un soporte que responde en otro huso horario, por correo y en inglés no te sirve un sábado.
• Permisos: ¿cada vendedor entra con su usuario y ve solo lo suyo? Sin eso no puedes saber quién hizo qué, y la LOPDP te pide poder responder por los datos.
• Cuando alguien del equipo se va: ¿sus conversaciones y sus ventas se reparten, o se quedan colgadas de un usuario inactivo?
• Si cancelas: ¿qué te llevas y en qué formato? Pide que te muestren la exportación antes de firmar, no después.
• Borrado: si un cliente te pide eliminar sus datos, ¿puedes encontrar todo lo suyo en un solo lugar?

La lista corta para llevar a la demostración

1. 01Pide que conecten tu número real, o uno de prueba, en la misma llamada. Ver el QR o la ventana de Meta dice más que diez diapositivas.
2. 02Escribe desde tu celular como si fueras un cliente y mira cuánto tarda en aparecer el mensaje.
3. 03Pide ver cómo se asigna una conversación nueva a un vendedor, y cómo se la pasa a otro.
4. 04Haz al bot la pregunta que no sabe. Mira si deriva.
5. 05Pregunta el precio total para tu equipo, con el compromiso mínimo, y pide que te lo manden por escrito.

Si un sistema pasa las cinco, lo que queda es gusto y costumbre: pruébalo con tu equipo una semana antes de decidir. Manos CRM, que se hace en Ecuador, tiene una prueba de 14 días sin tarjeta pensada justo para eso.

Un CRM se elige por cómo responde el día que algo sale mal, no por cómo se ve el día de la demostración.